Las empresas están obligadas a conservar algunos datos derivados de su actividad durante un plazo de tiempo determinado. Sin embargo, cuando finaliza este periodo, deben llevar a cabo la destrucción confidencial de la información.
¿Por qué hay que hacer la destrucción de documentos?
Una vez expirado el tiempo que las empresas deben guardar estos documentos (por si acaso es necesario consultarlos), debe ser destruida por 3 motivos principales:
- Destruir información sensible, como proveedores, números de cuenta de clientes, operaciones financieras, es la manera más segura de evitar que la información llegue a las manos equivocadas.
- La LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) obliga a las empresas a la destrucción de documentos con información confidencial. No obstante, no vale cualquier tipo de destrucción, sino que debe llevarse a cabo según los estándares de la LOPD. El incumplimiento de la normativa conlleva penalizaciones económicas
- La fabricación de papel es realmente costosa para el medio ambiente. Las empresas de destrucción de documentos se encargan de destruir el papel y de reciclarlo.
Destrucción confidencial
Entre los documentos que deben eliminarse encontramos:
- Datos fiscales y números de cuenta, tanto de la empresa como de los clientes con los que se trabaja.
- Listados de clientes, proveedores y empleados: Suelen contener información como números de teléfono, dirección y en algunos casos también datos económicos.
- Documentos de desplazamiento: Esta sección hace referencia a los relacionados con viajes, como los billetes de avión o tren que se emplearon. Generalmente contienen datos e información sensible que es mejor borrar.
- Operaciones financieras y comerciales: Estos se catalogan como información sensible para la empresa; declaraciones de la renta, datos bancarios…
Para llevar a cabo este proceso se pueden seguir dos vías: dedicando tiempo y recursos de la empresa a destruirlos, o subcontratar a una empresa especializada para ello.
Sin duda, las ventajas de externalizarlo son con creces superiores a tener que realizar el proceso uno mismo:
- Una empresa te asegura una destrucción segura, pues son especialistas en ello.
- Las empresas de destrucción confidencial te entregan un certificado de destrucción tras el proceso, por lo que podrás justificar que ya has destruido esos papeles ante un inspector y así evitar la sanción.
- Si se delegan todos los procesos que no supongan ningún beneficio para la empresa, se puede dedicar todo el tiempo posible al escalado de la misma.
- Muchas empresas de destrucción de documentos se encargan no solo de destruirlos, sino también de reciclarlos. Al destruir el papel, consiguen que su reciclaje y transporte sea más sencillo. Además, ellos mismos se encargan de que los restos se reciclen adecuadamente.
Conclusión
Las multas por no destruir los documentos confidenciales de la empresa o por hacerlo mal, pueden suponer penas importantes. Por ello, dejar el proceso en manos de una empresa de destrucción de documentación es la solución más inteligente teniendo en cuenta las ventajas que esto conlleva.