Destrucción de documentos para empresas: normativa, plazos y tipos de archivos

La destrucción de documentos para empresas está directamente ligada al RGPD, la LOPDGDD y otras normativas sectoriales. No se trata solo de cuánto destruyes, sino de cuándo, cómo y con qué trazabilidad.

Normativa básica aplicada a la destrucción de documentos

El RGPD obliga a limitar el plazo de conservación de los datos personales y a garantizar su eliminación segura. A esto se suman normas fiscales, laborales y sectoriales que fijan plazos mínimos de conservación.

En el blog de Destrucción de Documentación se analizan en detalle estas obligaciones y su aplicación práctica en empresas de distintos sectores.

Plazos de conservación de documentos

Cada tipo de documento tiene un ciclo de vida distinto. Algunos ejemplos:

• Documentación fiscal y contable: plazos marcados por la normativa tributaria.
• Documentación laboral: años posteriores a la finalización de la relación.
• Contratos: mientras dure la relación y el tiempo necesario para posibles reclamaciones.

Una vez superados los plazos, la documentación debe entrar en el circuito de destrucción de documentos con certificado.

Tipos de archivos y soportes que debes contemplar

No solo hay que destruir papel. También planos, etiquetas, soportes electrónicos y cualquier material donde haya información identificable. Parte de estos soportes se tratarán como RAEE.

Integrar todos estos residuos en una gestión de residuos para empresas evita dejar “agujeros” en la seguridad.

Cómo organizar la destrucción de documentos en tu empresa

Define un calendario de revisiones de archivo, clasifica por series documentales y programa retiradas con un gestor especializado. Si quieres un plan adaptado a tu realidad, solicita presupuesto desde el formulario de contacto.

Fuentes recomendadas: RGPD, LOPDGDD, normativa tributaria y guías de conservación de documentación de organismos oficiales.