Destrucción de documentos confidenciales: errores frecuentes y cómo evitarlos

Muchas empresas siguen confiando la destrucción de documentos confidenciales a destructoras de oficina, bolsas de papel o contenedores sin control. Estos errores son habituales y pueden acabar en brechas de seguridad o sanciones.

Error 1: conservar documentos más tiempo del necesario

No aplicar plazos de conservación claros hace que el archivo crezca sin control y que aumente el riesgo de filtraciones. El RGPD obliga a limitar el tiempo de conservación de los datos personales.

Un plan de destrucción de documentación con retiradas periódicas ayuda a cumplir este principio.

Error 2: destruir sin trazabilidad ni certificado

Destruir grandes volúmenes de documentación en la oficina puede no dejar rastro documental. Si no existe certificado de destrucción, es difícil demostrar qué se ha destruido y cuándo.

Servicios profesionales con depósitos de destrucción y rutas planificadas garantizan trazabilidad completa.

Error 3: mezclar documentación confidencial con otros residuos

Depositar documentación con datos personales en contenedores genéricos de papel o resto es un error grave. La documentación confidencial debe tratarse como un residuo diferenciado y gestionarse dentro de una gestión de residuos especializada.

Cómo implantar buenas prácticas de destrucción

Define qué documentos son confidenciales, designa responsables, coloca contenedores adecuados y programa retiradas regulares. Forma a tu equipo para que siempre use los depósitos de destrucción.

Si quieres que te ayudemos a revisar tu procedimiento, puedes solicitar un diagnóstico y presupuesto en el formulario de contacto.

Fuentes recomendadas: guías de la AEPD sobre destrucción segura de información y normas técnicas UNE relacionadas.