La Ley General Tributaria establece que todas y cada una de las compañías y todos y cada uno de los expertos tienen la obligación de preservar las facturas o documentos equivalentes en el transcurso de un período de 4 años. Sin embargo, la normativa relativa a la prevención del blanqueo de capitales establece que el período de conservación va a ser de diez años.
Transcurrido el tiempo, las compañías tienden a amontonar varios ficheros que poseen información confidencial. Para lograr contar con apropiadamente de estos documentos, van a deber ser destruidos apropiadamente, según la normativa aplicable y las reglas concretas de seguridad y deber con el medioambiente en el desarrollo. En caso contrario, la compañía se expondría a ser sancionada.
Si bien la primera cosa que nos viene a la cabeza en el momento en que charlamos de documentos es el formato papel, no debemos olvidar que la información confidencial frecuenta hallarse en distintas formatos como CDs, DVDs, seguridad cintas de cámara, gadgets USB. Y, en la mayor parte de las situaciones, la supresión manual de datos no garantiza el éxito y podríamos enseñar los datos a los contendientes y accionar de forma imprudente.
Predisposición final de los documentos:
En este primer paso se escogen los documentos a remover; Acatando los criterios de evaluación, se establece si los documentos tienen valor primario o secundario. Para esto, es requisito efectuar un examen detallado, sabiendo su valor administrativo, legal, contable o histórico; además, debemos tener visibles las reglas que rigen su conservación.
Plazos de conservación de cierta información
Además de esta generalidad, otra legislación establece el período máximo de conservación de documentos privados de cierta naturaleza. Para documentos de trabajo o seguridad popular, es de 4 años (Real Decreto-ley 5/2000). Asimismo se prevén 4 años para la documentación contable y fiscal a efectos fiscales (ley general tributaria). Otro ejemplo es el período máximo de 6 años para la documentación comercial (Código de Comercio).
Solo se prevén tres salvedades en la normativa de protección de datos. La primera es que los ficheros tienen la posibilidad de preservarse si es de interés público. La segunda es con objetivos de investigación. Y, la tercera, a efectos estadísticos. Si bien en todos estas situaciones, el anonimato tiene que prevalecer.
Sus papeles han de ser destrozados o rasgados lo mucho más finamente viable
Si su compañía no tiene un área particular para tener documentos o si no tiene una compañía de seguridad donde logre abrasar los papeles, la opción mejor es emplear una máquina práctica llamada trituradora.
El papel insignificante en la oficina es una molestia para cualquier negocio, puesto que ocupa un apreciado espacio de oficina y crea un ambiente de oficina desorganizado.
Otros documentos
Antes de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (¿Qué es la RGPD?), el resto de documentos, que contenían datos personales de clientes del servicio, trabajadores o distribuidores, no tenían tiempo estipulado límite para la destrucción.
No obstante, desde la entrada en vigor del RGPD, las compañías se ven obligadas a entablar una fecha desde la como estos documentos han de ser destrozados de manera segura. Además de esto, la compañía debe poder eliminar con seguridad los datos personales que acumule, a solicitud del entusiasmado.